Mehr Agilität für die IT-Architektur

Von Christian Rüedi, Ralf Schneider und Nils-Walter Dohmen

Enterprise Architecture Management (EAM) sorgt für Ordnung und stabilen Betrieb bei minimalen Kosten. Doch dafür muss EAM selbst beweglicher und schneller werden und sich agiler Methoden bedienen. Dies zeigt sich gerade in der Corona-Krise deutlich. Ein neuer Weg dahin: Lean EAM.

Die aktuelle Krise rückt mit Enterprise Architecture Management (EAM) eine IT-Disziplin wieder ins Rampenlicht, um die es in den vergangenen Jahren eher ruhig geworden war. Aber unter dem Druck, flexibel und kurzfristig auf neue Anforderungen reagieren zu müssen, zeigt sich: Obwohl Unternehmen fast jeder Größe über einen unübersichtlichen Dschungel von IT-Lösungen verfügen, wachsen die IT-Landschaften oft unkontrolliert weiter. Manche Unternehmen ersticken an der schieren Menge der Anwendungen und verlieren den Überblick.

EAM kämpft mit schlechtem Image

Durchschnittlich sollen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als einer Milliarde Euro pro Jahr 650 Anwendungen nutzen. Die zehn Prozent der größten Unternehmen bringen es auf rund 3.400 Anwendungen gleichzeitig. Jetzt in der Krise zeigt sich aber: Wer nicht weiß, welche Applikationen welchen Nutzen für welche Geschäftsabteilung oder Prozess haben, kann in der Not auch nicht rationalisieren und Kosten senken.

Warum ist das so? Hat EAM nicht zu den Ergebnissen geführt, die sich Enterprise-Architekten auf ihre Fahnen geschrieben haben? Mehr Struktur und Stabilität sowie einheitliche Standards und Methoden in die IT zu bringen. Doch schlecht laufende, teure und abgebrochene EAM-Projekte haben den Ruf von EAM getrübt. Die Vorwürfe: zu mächtig, zu aufwändig, zu teuer und zu langsam. Die klassischen EAM-Verfahren haben sich oftmals als zu schwerfällig gezeigt und passen nicht mehr zu den neuen Anforderungen in den Unternehmen. Studien gehen davon aus, dass die Mehrzahl der EA-Projekte gescheitert oder eingeschlafen sind.

Flexible und schnelle IT-Architektur notwendig

Der Bedarf nach Modernisierung der Applikationen mit einer business- und kundenorientierten schlanken IT steigt weiter. Wer nicht flexibel und schnell auf neue Wettbewerbssituationen reagiert, zu lange braucht, Innovationen auf den Markt zu bringen, verpasst Geschäftschancen – oder der Wettbewerb überholt links und rechts. Diesem Tempo werden die alten monolithischen IT-Schwergewichte nicht mehr gerecht – und verschlingen viel Geld. In manchen Firmen bis zu 80 Prozent der Budgets.

Auch die digitale Transformation und die Krise zeigen: Es wird höchste Zeit aufzuräumen. Und mit EAM können Organisationen nicht nur aufräumen, sondern auch erkennen, ob und wie die IT die Geschäftsstrategie und die Prozesse tatsächlich effektiv, sicher und kostenoptimiert unterstützen kann. So bemängeln IT-Verantwortliche die fehlende Transparenz über die IT-Landschaft. Mehr als 80 Prozent der für eine LeanIX-Studie Befragten gaben daher an, sie bräuchten mehr Transparenz, um die Komplexität zu managen, Applikationsfehler zu verhindern und IT-Ausfälle zu vermeiden.

Modulares, schlankes EAM-Tool aus der Cloud

Ein neuer Weg, EAM-Projekte schnell, agil und erfolgreich umzusetzen, ist Lean EAM. Auf Basis der SaaS-Anwendung LeanIX stellt Lean EAM eine modulare Lösung bereit, über die Unternehmen schon nach wenigen Tagen einen Überblick über ihre vorhandenen Applikationen bekommen. Darauf aufbauend lassen sich schnell die Anwendungen herausfiltern, die entweder geschäftskritisch sind oder sich abschalten lassen.

In die Bewertung des Applikations-Portfolios fließen vier Sichtweisen ein, die über die reinen Betriebskosten hinausgehen: Wie passen die Applikationen technisch in eine Gesamtinfrastruktur? Wie lassen sich mit den vorhandenen Applikationen geschäftsstrategische Planungen umsetzen? Wie passen Anwendungen aus funktionaler Sicht zu Prozessen, Nutzern oder der Usability? Und wie hoch sind die Total Cost of Ownership, also Investitions,- Betriebs und Skalierungskosten?

Zukünftiges IT-Portfolio designen

Erst die Gesamtsicht macht transparent, welche Applikationen in die Gesamtarchitektur passen. Beispielsweise zeigt sich durch Lean EAM, dass eine Applikation möglicherweise überdurchschnittlich teuer war, aber aufgrund von besonderen Funktionalitäten und geringen Betriebskosten ein überdurchschnittliches Kosten-Nutzen-Verhältnis hat. Auf solchen Analysen aufbauend können IT-Abteilungen dann Mithilfe des Lean-EAM-Ansatzes das zukünftige IT-Portfolio designen und nachhaltig transformieren.

Die Erfahrung aus zahlreichen Lean EAM-Projekten zeigt: Transformationsbereit und mit einem Monitoring der IT-Architektur hinterlegt lassen sich Enterprise-Architecture-Projekte in rund 15 Tagen umsetzen. Nach einem kurzen Pre-Check der Ausgangslage und der Einführung des Tools können Unternehmen schon nach fünf Beratungstagen mit der Inventarisierung und der Bedarfsanalyse beginnen. Der Digitalisierung steht dann IT-seitig keine Hürden mehr entgegen. Die nächste Krise lässt sich aus Sicht der IT leichter meistern. 

Einsparpotenziale im Millionen-Euro-Bereich

Tatsächlich gaben im Rahmen einer LeanIX-Studie 87 Prozent der Unternehmen an, dass Investitionen in die Unternehmensarchitektur die IT-Kosten gesenkt haben. Im Jahresdurchschnitt rund 2,3 Millionen US-Dollar pro Milliarde Umsatz, bei einem IT-Budget von 5 Prozent der Gesamteinnahmen. Es geht noch mehr: Eine große deutsche Bank hat geschätzt, dass sie im Rahmen einer Strategieumsetzung allein im Betrieb der Bank-IT 800 Millionen Euro durch die Harmonisierung ihrer IT-Infrastruktur einsparen könnte.

Richtig gemacht kann die IT dann Wachstum ermöglichen und sichern, Compliance erfüllen und Komplexität reduzieren. Die Kosteneinsparungen können im deutlich zweistelligen Prozentbereich liegen. Erfahrungen aus erfolgreichen EAM-Projekten zeigen, dass die Lizenzoptimierung bis zu 30 Prozent Lizenzkosten einsparen kann. Mehr als 20 Prozent der Applikationen lassen sich abschalten. Die IT-Projektkosten verringern sich um mindestens zehn Prozent, die Betriebskosten um rund 20 Prozent. Durch Vendor-Konsolidierung sinken die Total Cost of Ownership der Applikationen um rund ein Viertel.